Mise en place dans le programme AG
Pour utiliser la gestion des votes électroniques, il faut respecter plusieurs étapes :
A l'ouverture de l'assemblée, si un mot de passe n'est pas encore attribué vous devez obtenir l'écran suivant :
Le mot de passe propre à cette assemblée (pour cette copropriété / résidence et cette date en particulier) est alors affiché en permanence en bas à droite de l'écran principal :
ainsi que dans la fiche de l'assemblée (double-clic sur le nom) :
Ce mot de passe devra être communiqué d'une manière ou d'une autre (verbalement, affiché...) pendant l'assemblée afin que les copropriétaires qui souhaitent utiliser le système puissent se connecter.
De toute façon, seuls les copropriétaires présents et qui ont émargé (plus précisément enregistré comme présent dans l'application pouipourront se connecter pour voter, encore une fois ce dispositif ne permet pas les votes à distance.
L'importation des copropriétaires consiste à recopier les copropriétaires à une date donnée du programme de gestion (comptabilité) vers le module AG et les fichiers de l'assemblée en cours.
En effet, du fait des mutations ou de changements dans les noms, chaque année et chaque assemblée peut avoir une liste différente, tout comme on peut avoir les mêmes copropriétaires pendant 15 ou 20 ans !
Une fois les copropriétaires importés, en mode "gestion des votes électroniques" la colonne "Mot de passe"
Si vous utilisez l'extranet, les mots de passe existent déjà et ils sont importés en même temps que les autres informations mais si ce n'est pas le cas, le programme va proposer de les générer juste après l'importation ; il faut bien sûr répondre "oui" pour utiliser ensuite le système de votes électroniques.
Les mots de passe sont ensuite visibles et modifiables dans les fiches individuelles ; les modifications doivent être faites avant la validation de l'émargement car c'est à ce moment qu'ils sont globalement transférés pour les personnes présentes.
C'est en validant l'ouverture de l'AG depuis l'écran d'émargement que l'on va exporter l'ordre du jour. Rappel : les copropriétaires sont exportés depuis la fiche de l'assemblée...
Limitations : une résolution qui serait ajoutée ensuite ne pourra pas faire l'objet d'un vote électronique et un copropriétaire arrivé en retard ne pourra pas se connecter.
La barre verte en dessous du bouton Valider Émargement indique la progression du transfert qui peut prendre plusieurs secondes en fonction du nombre de copropriétaires surtout et, dans une moindre mesure, de l'ordre du jour.