Convocation / liste des copropriétaires
C'est depuis cet écran dans l'onglet Convocation / liste des copropriétaires que se lance le traitement d'importation des données avec le bouton « Lancer l'importation » :
Il faut bien comprendre que la liste des copropriétaires pour une Assemblée Générale donnée est une copie à une date donnée de la liste dans le programme de gestion. En effet, d'une année à l'autre certains copropriétaires vont partir, d'autres arriver, certains peuvent vendre un lot et avoir un nombre de tantièmes différent d'une année à l'autre, certains qui n'habitent pas la copropriété peuvent déménager et avoir une nouvelle adresse, etc.
Pour ces raisons, à chaque Assemblée va correspondre un fichier spécifique, version allégée du fichier des copropriétaires, qui est nommé AG_EMARGEMENT et un autre fichier qui fait le cumul des tantièmes par clé de chaque copropriétaire au moment de l'importation et qui s'appelle AG_TOTACLE (pour total par clé). Ces deux fichiers sont affichés dans cet écran. Le détail des lots, des clés et des tantièmes est également importé.
Il est possible à partir de cette liste de double-cliquer sur un copropriétaire afin d'ouvrir sa fiche et de consulter (voir modifier) les informations récupérées ; adresse, tantièmes…
On retrouvera par la suite les informations sur l'émargement (présent, représenté, mandataire…) ainsi que les votes.
L'importation des lots va permettre d'afficher leur liste, par copropriétaire, dans l'édition de la feuille de présence ou des pouvoirs. Aucune modification n'est possible, en cas de problème il faut faire les corrections dans Val Compta et refaire une importation.
Le détail des tantièmes est utilisé pour les calculs de répartition / devis. Comme pour les lots, toute correction doit être faite dans Val Compta.
L'importation des clés est faite dès la création de l'Assemblée. Le fichier des clés change rarement mais il n'est pas impossible d'avoir des modifications du règlement de copropriété ou de l'état descriptif qui entrainent la création d'une nouvelle clé spéciale ou une modification du nombre de tantièmes suite à une création, une cession ou une acquisition de lot.
Une éventuelle modification du règlement de copropriété et de l'état descriptif qui viendraient changer le nombre de tantièmes d'une clé pourrait entraîner des anomalies en consultant une ancienne Assemblée (détail d'un vote, majorité requise…). Par exemple une clé a un total de 1 000, en 2010 une résolution est approuvée à la majorité 25 avec 520 tantièmes (52%) mais la même assemblée décide la vente de la loge et l'augmentation des tantièmes qui passent de 1 000 à 1 100. Si vous consultez cet écran l'année suivante le nouveau total tantième de la clé sera modifié à 1 100 mais au niveau du programme d'AG, de son fichier des clés et des résolutions on aura bien mémorisé le nombre de tantièmes au moment de la création et des votes (1 000).
Attention !!! Bien que toutes les clés soient importées, affichées et disponible, une résolution à voter ne peut être associée qu'à une clé de type partie commune spéciale mais pas sur une spécialisation de charges. Dans l'exemple ci-dessus, on peut avoir un vote qui concerne les copropriétaires du Bâtiment A, B ou C par exemple mais faire voter selon la consommation d'eau n'aurait pas de sens !
Les clés qui sont cochées de type "variable" dans le programme de comptabilité ne sont plus importées.
Ce fichier spécifique au module AG sert au calcul pour les votes. Pour chaque copropriétaire et chaque clé on cumule les tantièmes des lots qui seront affichés, et bien sûr comptabilisés, dans l'écran du vote.
Rappel : depuis l'écran principal, il suffit de double cliquer dans le cadre gris du haut de l'écran pour ouvrir la fiche et accéder aux listes ou bien à la gestion des documents.