Informations des occupants

Depuis le 1er avril 2016, les syndics doivent informer les occupants d'un certain nombre de décisions prises en assemblée générale. Ils peuvent les afficher dans les immeubles ou les distribuer, ils disposent de 3 mois après l'AG. Les informations à caractère personnel doivent être anonymisées.

Il s'agit de toutes les délibérations "susceptibles d'avoir des conséquences sur les conditions d'occupation de l'immeuble et sur les charges des occupants", notamment des décisions relatives :

- à la maintenance et l'entretien de l'immeuble, aux travaux « de toute nature » et à la préparation de ces travaux (diagnostics, audits, études techniques) ;

- à la présence du personnel ou de prestataires...

En revanche, certaines délibérations sont exclues de cette obligation ; saisie immobilière, contentieux opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat et prestations de gestion confiées au syndic ou pour lesquelles il est mandaté...

Voir le Décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015 relatif à l'information des occupants des immeubles en copropriété des décisions prises par l'assemblée générale

Ainsi, la gestion est la suivante : une case à cocher "infos occupants" se trouve dans les fiches des résolutions et un onglet "Information des occupants" à côté du procès verbal pour la préparation d'un document simple avec la liste des résolutions où l'option est cochée ; on parcourt ensuite le document pour anonymiser ; chaque nom de copropriétaire est remplacé par des xxxxx ... les autres noms (syndic, tiers...) devront être traité manuellement. Ce texte est fait pour être copié / collé et imprimé.

Par rapport au PV, il n'y a que la liste des résolutions avec l'option cochée et le résultat du vote (on dispose d'une matrice pour le contenu et la mise en forme) mais on n'a évidemment pas le détail des votes et les listes des copropriétaires. Puisque le résultat (accepté ou refusé) peut avoir des conséquences alors à charge pour le syndic de faire le tri et de conserver les résolutions pertinentes...

Il est également possible de faire apparaître la clé (utile quand ça concerne des parties spéciales, tel ou tel bâtiment...) mais pas la majorité.

Le nom du copropriétaire a été remplacé par XXXXXXX (anonymisation).