Pouvoirs / Feuille / Etiquettes
Les copropriétaires doivent être importés depuis la fiche Assemblée mais on retrouve ici la liste afin d'éditer trois types de documents utiles ou obligatoires ; des étiquettes, la feuille de présence et les pouvoirs dans l'écran accessible par le bouton « Convocation » ou bien pour réaliser des fusions avec Word.
Le bouton Fiche en haut à droite permet d'apporter des corrections à une adresse, un titre ou un nom.
Il s'agit là d'une nouveauté de la version 1.2 ; la possibilité à partir d'un modèle simple au format RTF qui contient quelques champs spéciaux de générer automatiquement un document Word de type publipostage. Les modèles doivent être au format RTF et dans le dossier « Modeles_AG ». Le modèle « exemple.rtf » est là pour faire des essais, des modifications de la mise en forme, ajout de champs… Pour créer votre propre modèle, vous pouvez partir de exemple.rtf et l'enregistrer sous un autre nom mais au format rtf dans le même répertoire.
Le bouton de gauche permet de modifier le modèle dans l'éditeur Val Compta qui propose la liste de champs et de les insérer par « drag&drop ». Les deux boutons « Modèles » et « Documents » ouvrent les dossiers dans l'explorateur de Windows et enfin le bouton « Lancer la fusion » va piloter Word pour créer ce document de fusion.
Sans entrer dans les détails techniques, chaque colonne de la table devient un champ de fusion pour Word dans le document ; les valeurs de ces champs changent pour chaque ligne (page) mais les autres éléments sont remplacés une fois pour toute puis reproduits à l'identique sur chaque page.
La feuille de présence est bien sûr un document obligatoire et indispensable à la tenue d'une Assemblée.
On peut également éditer une feuille pour émarger les remises en mains propres des convocations puisque le titre du document peut être librement saisi. Les autres options permettent de trier sur le nom ou le numéro de compte ou de masquer le nom de la clé principale (lorsqu'elle est unique par exemple…).
Noter enfin l'édition du nom « à l'envers » afin de disposer ces feuilles sur une table où la personne qui émarge se trouve en face de la personne qui gère les arrivées et peut ainsi contrôler le nom.
En bas de chaque page, des cadres sont destinés à faire des calculs (évidemment automatiques dans le logiciel et le traitement d'émargement mais de manière globale) ; le nombre de présents/représentés à gauche et le nombre de tantièmes présents/représentés à droite.
Pour la page en cours sur la première ligne et un total progressif (qui reprend le total de la page précédente) sur la seconde. Il s'agit donc de reporter en bas de chaque page les totaux de la page puis les totaux généraux à la fin.
Voir aussi le paramétrage et la gestion des accords pour notification LRE.
Pour chaque copropriétaire est édité un pouvoir ou mandat qui reprend les informations essentielles de son compte (numéro, liste des lots et tantièmes, adresse), de l'assemblée (date, lieu) et les zones à remplir pour le mandataire.
Ces documents papiers restent obligatoires et essentiels, ils doivent être contrôlés avec attention par le bureau de l'Assemblée au moment de l'émargement et précieusement conservés par la suite.
Ces documents sont personnalisables avec un outil externe qui peut être téléchargé (185 Mo) et librement utilisé depuis chaque aperçu (bouton « Modifier l'état » en haut à gauche).
Voir aussi la gestion des codes-barres.
RAPPEL : il est possible de générer des pouvoirs individuels et de les envoyer par mail depuis le programme V3 Expert.
Les boutons en bas à gauche permettent d'utiliser les formulaires A4 commercialisés par la Poste ou d'autres pour imprimer directement les courriers en recommandé.